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Universitätsarchiv
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Irmela Bauer-Klöden und Michael Wischnath
Der folgende Text ist die Kurzfassung zweier Referate, die am 7. Februar 1998 beim "72. Kolloquium über die Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung in den Geisteswissenschaften" an der Universität Tübingen gehalten wurden. Seither wurde die Konzeption des EDV-Einsatzes im Universitätsarchiv Tübingen insofern weiterentwickelt, als zu der vorgestellten, seit Juli 1997 im Internet zugänglichen Online-Beständeübersicht im August 1998 das erste Tübinger Online-Repertorium hinzugekommen ist. Dazu liegt eine besondere Beschreibung vor.
Das "Tübinger System von Textverarbeitungs-Programmen" (TUSTEP) der Abteilung Literarische und Dokumentarische Datenverarbeitung des Zentrums für Datenverarbeitung der Universität Tübingen wird vom Universitätsarchiv seit Mitte der siebziger Jahre bei der Bestandserschließung, bei Publikationen sowie für Verwaltungszwecke genutzt. Im folgenden soll die aktuelle Konzeption des TUSTEP-Einsatzes bei der Repertorisierung und der Publizierung von Findmitteln im Internet skizziert werden.
Nachdem sich der EDV-Einsatz zunächst auf einzelne Modellprojekte beschränkt hatte, ging das Archiv 1988 dazu über, die TUSTEP-gestützte Erschließung zu standardisieren. Konventionelle Findmittel werden seither grundsätzlich nicht mehr neu angelegt, die vorhandenen schrittweise konvertiert. Als Projektbezeichnung wurde das Akronym ARTUS gewählt: Archivierung und Recherche mit TUSTEP.
Die Erschließung erfolgt im Universitätsarchiv grundsätzlich provenienz- und bestandsbezogen. Zusätzlich zu den "Bestandsrepertorien" ist deshalb als zentrales Recherche-Instrument eine "Beständeübersicht" erforderlich, die den gesamten Inhalt des Archivs systematisch nach Provenienzen in komprimierter Form beschreibt und die jeweils vorhandenen Findmittel nachweist. Mit der Erarbeitung einer solchen Beständeübersicht wurde ebenfalls im Jahr 1988 begonnen und zwar auf der Grundlage des von Volker Schäfer bereits 1972 und 1975 publizierten "Provenienzenverzeichnisses des Universitätsarchivs Tübingen".
Zunächst war beabsichtigt, ausgewählte Bestandsrepertorien und die Beständeübersicht im Druck zu veröffentlichen. Nachdem bis 1993 zwei Repertorien in der Schriftenreihe des Archivs erschienen konnten, wurde die neue Beständeübersicht im Juli 1997 jedoch stattdessen im Internet zugänglich gemacht (http://www.uni-tuebingen.de/UAT/). Geeignete Bestandsrepertorien sollen möglichst bald folgen.
Für den Entschluß, die bisherige Konzeption zu ändern und das neue Medium zu nutzen, waren vor allem folgende Gründe ausschlaggebend: Seit ein wesentlicher Teil der älteren und sämtliche neu angelegten Repertorien in Dateiform zur Verfügung stehen, dominiert archivintern die EDV-Recherche. Das Bedürfnis, "klassische" Repertorien mit Konkordanzen und Registern zur Verfügung zu haben, hat damit an Dringlichkeit verloren. Zum anderen entspricht es der Notwendigkeit, die archivische Erschließungstätigkeit als arbeitsteiligen, kontinuierlichen Prozeß so zu organisieren, daß ihre Ergebnisse - auch Zwischenergebnisse - der Öffentlichkeit mit geringem Mehraufwand möglichst zeitnah zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten werden können.
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Bei der Repertorisierung mit TUSTEP verwendet das Universitätsarchiv ein System einfacher Auszeichnungen, wobei Datensätze für die strukturierenden (Überschriften verschiedener Stufen) und für die inhaltlichen Elemente (Einleitungstext etc., Einzel-Titelaufnahmen) des Repertoriums unterschieden werden. Die vorgesehenen Kennungen werden direkt eingegeben. Auf eine Eingabemaske, unter TUSTEP an sich möglich, wurde verzichtet.
Überschrift der Stufe n Klassifikation &v0 Laufende Nummer Signatur Titel Umfang Laufzeit Alte Signatur Klassifikation Die erforderlichen Makros wurden 1988 innerhalb weniger Wochen von einer studentischen Hilfskraft geschrieben und sind mit kleinen Modifikationen und Korrekturen bis heute in Gebrauch.
Bis heute wurden im Universitätsarchiv rund 170 Repertorien-Dateien im "ARTUS-Format" angelegt. Das entspricht der knappen Hälfte der vorhandenen, noch aktuellen Repertorien. Diese Dateien sind einheitlich strukturiert und die ausgedruckten Ergebnisse weisen ein einheitliches Erscheinungsbild auf. Sie repräsentieren jedoch unterschiedliche Erschließungsstufen und -qualitäten, vom Übergabeverzeichnis im Sinne einer Basiserschließung bis zum sorgfältig erarbeiteten Repertorium.
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Die Daten für die Beständeübersicht sind in systematischer Anordnung in einer Datei enthalten, die grundsätzlich wie die Repertorien-Dateien strukturiert ist. Sie enthält nicht nur zur die Veröffentlichung bestimmten, sondern darüber hinaus zahlreiche weitere, interne Angaben. Vorgesehen sind bis zu drei Gliederungsstufen, auf der dritten oder vierten Stufe folgen die Bestandsbeschreibungen.
Überschrift der Stufe n Auswahlparameter Datum der letzten Aktualisierung Signatur Provenienz Bestandsbezeichnung Benutzungsbedingungen Zugangsjahr(e) Umfang Findmittel (Band-, Kartei- Dateirepertorium) Inhalt Historische oder biographische Angaben Bestandsgeschichte Bemerkungen und Verweise Die Bestände-Datei wird ständig fortgeschrieben, so daß die Daten immer auf dem letzten Stand am Arbeitsplatz für Recherchen und Auskünfte genutzt werden können. Sie bildet nicht nur die Grundlage für die Internet-Version der Beständeübersicht, sondern auch für eine parallel dazu in einigen wenigen Exemplaren mit dem TUSTEP-Satzsimulationsprogramm erzeugte, inhaltlich identische Druckfassung. Diese steht zum einem im Findmittelraum des Archivs als Hilfsmittel zur Verfügung, zum andern dokumentiert sie den bei der letzten Aktualisierung erreichten Arbeitsstand.
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Die Nutzung des Internet für die Publikation zunächst der Beständeübersicht und später auch von Bestandsrepertorien war für das Unversitätsarchiv mit seiner beschränkten Personalkapazität nur unter der Voraussetzung attraktiv, daß sich dafür ein einfach zu handhabender TUSTEP-Programmablauf entwickeln ließ, der Aktualisierungen ohne großen Aufwand auch "auf Knopfdruck" zuläßt.
Die Internet-Präsentation soll bewußt nicht mehr sein als der Ersatz für eine konventionelle Druckpublikation. Deren Schriftbild wurde die Bildschirmdarstellung deshalb auch so weit als möglich angenähert. Auf Graphik und Bilder wurde dabei mit Rücksicht auf die Übertragungsgeschwindigkeit weitgehend verzichtet. Im übrigen entsprechen Layout und Farbgestaltung dem "Uni-Informationssystem", damit die Nutzer, die von dort auf Seiten des Universitätsarchivs gelangen, keinen optischen Bruch empfinden.
Es war rasch deutlich, daß der Datenbestand in die kleinstmöglichen Einheiten zerlegt werden muß, um die Wartezeiten beim Aufruf der Dateien kurz zu halten. Vorwort, Einleitung, die einzelnen Bestandsbeschreibungen sowie der Anhang stehen deshalb jeweils in einer eigenen Datei.
Für das Inhaltsverzeichnis wurde im Hinblick auf Übersichtlichkeit und leichte Benutzbarkeit folgender Aufbau gewählt: Verzeichnis 1 (2 KB) enthält nur die Hauptgruppenüberschriften (1. Ebene), Verzeichnis 2 (10 KB) die Hauptüberschriften und zusätzlich die Gruppenüberschriften (Ebenen 1-2), Verzeichnis 3 (16 KB) zusätzlich die Untergruppenüberschriften (Ebenen 1-3), Verzeichnis 4 (85 KB) zusätzlich die Bestandsbezeichnungen (Ebenen 1-4).
Zwischen diesen Verzeichnissen sind Sprünge von einem Eintrag zum korrespondierenden Eintrag im nächsten Verzeichnis ebenso möglich wie zurück ins übergeordnete Verzeichnis. In Kauf genommen wurde dabei, daß die Dateien etwas größer sind als zunächst geplant.
Bei der Recherche stellt sich dies folgendermaßen dar: Den Nutzern, die von der Eingangsseite (Homepage) die Beständeübersicht anwählen, wird eine Liste der Hauptgruppen angeboten. Von dort ist der Sprung in das Verzeichnis 2 möglich, wo sich zu der gewählten Hauptgruppe auch die Gruppen-Überschriften finden. Je nach Tiefengliederung der entsprechenden Hauptgruppe ist von dort der Sprung in das Verzeichnis 3 mit den Überschriften der Untergruppen oder direkt in das Verzeichnis 4 mit den Bestandsbezeichnungen, von dort wiederum in eine Bestandsbeschreibung möglich. Am Ende einer jeden Bestandsbeschreibung wird dann wahlweise der Sprung an den Anfang der aktuellen, zur vorhergehenden oder der nächstfolgenden Bestandsbeschreibung oder zurück zum Verzeichnis der Hauptgruppen angeboten.
Neben dieser an der Sachgliederung der Beständeübersicht orientierten Vorgehensweise ist sind auch Volltextrecherchen über sämtliche Internetseiten des Archivs möglich.
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Die Aufbereitung der Daten geschieht in drei Schritten: Zunächst werden die zur Publikation bestimmten Daten, etwa die Hälfte des gesamten Datenbestandes, mit einen TUSTEP-KOPIERE aus der Bestände-Datei ausgewählt. Für die Auswahl sind Parameter maßgeblich, die im Kopf der Bestandsbeschreibungen angegeben sind.
Der eigentlichen Datenaufbereitung "auf Knopfdruck" dient ein TUSTEP-Makro, mit dem die Quelldatei von ca. 12.700 Sätzen in folgenden Programmabschnitten bearbeitet wird:
1. Nach einem vorbereitenden KOPIERE werden die Überschriften der Ebenen 1 bis 3 und die Bestandsbeschreibungen (Ebene 4) jeweils getrennt durchnumeriert. Diese individuelle Kennung der Strukturelemente ermöglicht im weiteren Programmablauf die Eintragung der Links und der für die Darstellung notwendigen HTML-Kodierungen.
2. Die laufende Nummer der letzten Beständebeschreibung wird auf einer VARIABLEN gespeichert.
3. Mit einem weiteren KOPIERE wird eine Datei erzeugt, die lediglich die numerierten Überschriften und die numerierten Bestandsbezeichnungen enthält.
4. Aus dieser neuen Datei werden wiederum mit KOPIERE die vier oben beschriebenen Inhaltsverzeichnisse erstellt. Dabei werden der jeweiligen Kennnung entsprechend die Links erzeugt und weitere HTML-Auszeichnungen eingefügt.
5. Sodann wird aus dem Verzeichnis 4 eine nach Bestandssignaturen geordnete Beständeliste erzeugt, die den Anhang der Beständeübersicht bildet (80 KB).
6. Den Abschluß des Makros bildet eine Programmschleife, mit deren Hilfe für jede Beschreibung eines Bestandes eine eigene Datei kreiert wird. Die im ersten Programmabschnitt erzeugten laufenden Nummern steuern dabei die Auswahl der Beschreibungen und dienen zugleich als Dateinamensteil. Sie ermöglichen die fehlerlose Verknüpfung mit den Inhaltsverzeichnissen wie mit der Beständeliste (Anhang). Der zu Beginn auf einer VARIABLEN gespeicherte Wert steuert dann den Sprung aus der Schleife und beendet den Programmablauf.
Es bleibt ein dritter Arbeitsschritt: Die vom Programm erzeugten und im Programmablauf in das HTML-Dateiformat umgewandelten Dateien müssen auf den Server des Zentrums für Datenverarbeitung überspielt werden.
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uat@uni-tuebingen.de Stand: 3. September 1998