Controlling und Innenrevision

Zertifizierung von Verwendungsnachweisen für EU-Projekte

Im Forschungsrahmenprogramm Horizon 2020 müssen am Projektende die Verwendungsnachweise zertifiziert werden, wenn insgesamt mehr als 325.000 Euro abgerechnet werden. Dieses Audit übernimmt an der Universität Tübingen die Stabsstelle Controlling und Innenrevision. Auch für Interreg-Projekte kann das erforderliche Financial Audit durch uns ausgefertigt werden. Bitte kommen Sie rechtzeitig vor der Berichterstattung auf uns zu.

Für die Bearbeitung sind die folgenden Unterlagen notwendig.

In elektronischer Form:

  • Grant Agreement
  • Periodic Financial Reports
  • Reports on Explanations on the use of resources
  • Buchungsliste über die Gesamtlaufzeit (nur Medizinische Fakultät)
  • Ihre Abrechnungen, die dokumentieren, wie Sie die Zahlen für den Report ermittelt haben

In Papierform:

  • Timesheets aller abgerechneten Mitarbeiter im Projekt (im Original)
  • Dokumentation der Fehltage (Krankheit, Urlaub, ganz- und mehrtägige Dienstreisen, sonstige Abwesenheiten)
  • Belege aus der Reisekostenabrechnung (nur Med. Fakultät)
  • Arbeitsverträge (nur Med. Fakultät)

Selbstverständlich erhalten Sie sämtliche Unterlagen nach der Zertifizierung zurück.

FAQs

Was ist bei der Abrechnung von Anlagegütern zu beachten?

Anlagegüter dürfen nur in dem Umfang im Projekt abgerechnet werden, wie sie zeitlich und inhaltlich für das Projekt genutzt werden. Das bedeutet, dass nur die in der Anlagenbuchhaltung vorgenommenen Abschreibungen angerechnet werden können. Ggf. ist auch die teilweise Nutzung eines Gerätes mittels einer Quote zu berücksichtigen.

Wie wird die Mehrwertsteuer berücksichtigt?

Während in früheren Forschungsrahmenprogrammen die Mehrwertsteuer nicht erstattet wurde, kann die Mehrwertsteuer in Horizon 2020 abgerechnet werden, sofern der Projektpartner nicht vorsteuerabzugsberechtigt (z.B. bei Betrieben gewerblicher Art) ist.

Welche Personalkosten können abgerechnet werden?

In Horizon 2020 verwendet die Universität Tübingen die Abrechnungsoption 1 mit 1720 Produktivstunden pro Jahr. Basis für die Berechnung des Stundensatzes ist immer das letzte volle Kalenderjahr (z.B. bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.03.2019-31.08.2020 wird der Stundensatz für 2019 zugrunde gelegt).

Können Bürokosten im EU-Projekt geltend gemacht werden?

Im Förderprogramm Horizon 2020 wurde der Overhead auf 25 % angehoben. Im Gegenzug wird bei der Unterscheidung zwischen förderfähigen und nicht förderfähigen Kosten ein strenger Maßstab angelegt. Die Büroausstattung wird daher in Horizon 2020 vorausgesetzt und kann nicht im Projekt abgerechnet werden.

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