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Es gibt zwei Arten von Abschlägen: - für Studierende, - für Exkursionsleiter. Studierende: Werden bspw. vor Ort Gelder benötigt, um Barzahlungen zu tätigen oder Eintritte zu zahlen, ist vor Antritt der Exkursion über eine Auszahlungsanordnung ein kalkulierter Abschlag zu veranlassen. Im Anhang der Auszahlungsanordnung ist kurz die kalkulierte Gesamtsumme darzustellen sowie eine Teilnehmerliste beizufügen. Zahlungsempfänger ist der Exkursionsleiter, dem das Geld auf sein Privatkonto überwiesen wird. Nach Abschluss der Exkursion sollte zeitnah der Abschlag mit Belegen abgerechnet werden. Sofern eine Rückzahlung auf den Innenauftrag erfolgen muss, ist eine Annahmeanordnung zu fertigen (Formular Buchungsanordnung für Auszahlungen / Einzahlungen, siehe Downloadbereich Dez. V, Abt. 1). Exkursionsleiter: Exkursionsleiter, deren Kosten aus zentralen Mitteln finanziert werden, können ebenfalls vorab einen Abschlag erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass ein durch die Zentrale Verwaltung genehmigter Dienstreiseantrag vorliegt. Ohne Beleg können 80% auf die Tage- und Übernachtungspauschale gezahlt werden. Fallen vor der Exkursion Rechnungen für die Exkursionsleiter an, leiten Sie diese bitte mit dem Hinweis auf Bezahlung aus zentralen Mitteln an die Reisekostenabteilung (Dez. IV, Abt. 1 z.Hd. Frau Wolff) weiter. Wurden diese Kosten bereits durch den Exkursionsleiter gezahlt, kann formlos die Rückerstattung auf das Privatkonto beantragt werden. Bitte fügen Sie der Rechnung eine Kopie des von der Zentralen Verwaltung genehmigten Dienstreiseantrags bei. Werden die Exkursionsleiterkosten aus dezentralen Mitteln gezahlt, sind die Rechnungen per Auszahlungsanordnung durch die Sekretariate zu zahlen. Zwecks Abzeichnung der rechnerischen Richtigkeit werden diese ebenfalls an die Reisekostenabteilung (Dez. IV, Abt. 1) gesandt. Für den Fall der Zahlung eines Abschlags aus dezentralen Mitteln, setzen Sie sich bitte mit Frau Wolff bezüglich der Festsetzung der Abschlagshöhe in Verbindung. Bei allen Auszahlungs- und Annahmeanordnungen ist unter Begründung (Feld 9) das Folgende
anzugeben: Exkursion, Ort und Daten der
Exkursion, Name der Exkursionsleiter. Bitte fügen Sie bei Auszahlungsanordnungen für Studierendenkosten immer auch eine Teilnehmerliste bei. |