Zahlung von Rechnungen

 

Rechnungen werden über Auszahlungsanordnungen gezahlt. Bitte fügen Sie einer solchen die Teilnehmerliste bei und geben nur die Innenauftrag-Nummer an (ohne Kostenstelle). Um eine zügige Zahlung sicherzustellen, schicken Sie diese nicht direkt an die Unikasse, sondern zunächst an die Reisekostenabteilung (Dez. IV Abt. 1).

 

Im Feld Begründung geben Sie das Folgende an:

Exkursion, Ort und Daten der Exkursion, Name der Exkursionsleiter.

 

Bei notwendigen Zahlungen für Studierendenkosten vor Ort, sollte nicht der Exkursionsleiter in Auslage gehen. Hier ist vorab ein Abschlag in Form einer Auszahlungsanordnung zu beantragen (siehe hierzu Stichwort Abschlag).

 

Bitte beachten Sie folgende neue Verfahrensweise:

 

Buchungen aus dem Innenauftrag sollen nur noch die Studierendenkosten umfassen. D.h. es müssen getrennte Rechnungen zum einen bezogen auf die Kosten der Studierenden und zum anderen auf die Kosten der Exkursionsleiter (Finanzierung aus zentralen Mitteln) existieren. Damit wird ein aufwändiges Umbuchungsverfahren vermieden.

Sollte es wegen der Buchung einer günstigeren Gruppenreise nicht möglich sein, die Kosten der Exkursionsleiter separat auszuweisen, ist wie folgt vorzugehen:

1.)    Bezahlung der Gesamtrechnung (inkl. Exkursionsleiter) aus dem Innenauftrag mittels Auszahlungsanordnung,

2.)    gleichzeitige Beantragung auf Rückerstattung des Kostenanteils der Exkursionsleiter aus zentralen Mitteln mittels Umbuchungsformular zugunsten des Innenauftrags,

3.)    liegt ein genehmigter Dienstreiseantrag der Zentralen Verwaltung noch nicht vor, ist mit der Auszahlungsanordnung ein Dienstreiseantrag der Exkursionsleiter zu stellen.