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Nach Beendigung der Exkursion erstellt der/die
Exkursionsleiter/-in eine Exkursionsabrechnung. Die verschiedenen Formulare
hierfür können Sie
über den Downloadbereich
des Sachgebiets Reisekosten abrufen. Der Abrechnung sind dann die Belege mit den jeweiligen
Nummerierungen entweder gemäß der erstellten Excelliste
zu den Ausgaben oder gemäß der Untergliederung, wie im Exkursionsabrechnungsformular
der Studierendenkosten aufgeführt, beizufügen. Sofern die geltend gemachten Rechnungen vorab über den Innenauftrag
gezahlt worden sind, kann auf die Einreichung der Belege verzichtet werden. Die Abrechnung ist von dem/der Exkursionsleiter/-in zu
unterschreiben. Die Abrechnung ist zuerst an das Dekanat der jeweiligen
Fakultät weiterzuleiten. Dort wird der Zuschuss für die Exkursion
festgesetzt und mit Sichtvermerk
an die Zentrale Verwaltung, Sachgebiet Reisekosten weitergegeben. Die Exkursionsabrechnung und die Reisekostenrechnung der
Exkursionsleiter sowie ggf. das Umbuchungsformular zu den Leiterkosten, die
auf den Innenauftrag wieder zurück zu buchen sind, sind
gemeinsam einzureichen. Sobald der endgültige Zuschuss für die Exkursion
nach Prüfung der Unterlagen feststeht, erhält der/die
Exkursionsleiter/-in darüber von der Reisekostenabteilung Nachricht. Die Exkursionsleiter sind verpflichtet, nach dieser
Information den Kontostand des Innenauftrags zu prüfen. Schließt
der Innenauftrag im Minus ab, ist eine Nachzahlung zu veranlassen. Sofern ein Restbetrag vorhanden ist, ist eine Auszahlungsanordnung über den verbleibenden Gesamtbetrag zu fertigen. Hierfür verwenden Sie bitte die Datei: „Auszahlung Restbetrag Exkursion an Teilnehmer“, siehe Downloadbereich. . Bitte beachten Sie, dass ggf. das Guthaben auf dem Innenauftrag nicht genau durch die Anzahl der Teilnehmer teilbar ist. In diesem Fall ist der jeweilige Auszahlungsbetrag an die Studierenden abzurunden, da der gesamte Auszahlungsbetrag nicht höher sein darf als das vorhandene Guthaben. Die Auszahlungsanordnung mit eventuell angepasstem Auszahlungsbetrag ist zur Abzeichnung der rechnerischen Richtigkeit an die Reisekostenabteilung zu senden. Um einen reibungslosen Ablauf in der Buchung zu gewährleisten, senden Sie bitte das ausgefüllte Formular auch per E-Mail an exkursion@verwaltung.uni-tuebingen.de. |